Whistleblowerordning på friskoler

Her beskrives de regler der gælder, når skolen skal etablere og drive deres whistleblowerordning.

Justitsministeriet har lavet en vejledning på området for private arbejdsgivere, som også friskoler falder ind under.
Vejledningen er ikke specifikt rettet mod skoleområdet, men der er nyttig information at hente om ordningen.

Alle skolens medarbejdere kan benytte skolens whistleblowerordning
Ordningen skal stilles til rådighed for skolens medarbejdere.

Skolen kan også vælge at stille ordningen til rådighed for skolens bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen er en del af skolens ledelse og er også omfattet af whistleblowerlovens beskyttelse.

Skolens elever og forældre er ikke omfattet af Whistleblowerlovens beskyttelse, og det skal skolen oplyses om, hvis skolen vælger også at stille whistleblowerordningen til rådighed for dem.

Hvad der kan indberettes om til skolens whistleblowerordning
Der kan indberettes en række specifikke overtrædelser af EU-retten. Herudover kan indberettes alvorlige lovovertrædelser samt andre alvorlige forhold.

Læs mere om hvad der kan indberettes om på Datatilsynets hjemmeside.

Der er tale om en alvorlig sag, hvis det er i offentlighedens interesse at få den frem i lyset. Det er en objektiv vurdering om en sag er alvorlig.

Det er oplysninger, som man er kommet i besiddelse af som led i sit arbejde, der kan indberettes om.

Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet af ordningen, medmindre der er tale om seksuel chikane eller anden form for grov chikane.

Som eksempel på forhold der ikke kan indberettes om kan nævnes; overtrædelser af bagatelagtig karakter, herunder overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning osv.

Skolen skal oprette en whistleblowerenhed
Whistleblowerloven bestemmer, at skolen skal udpege en whistleblowerenhed. Det er whistleblowerenheden som skal modtage og behandle indberetninger til ordningen.

Der er ikke i loven bestemt hvem der kan udpeges og heller ikke hvor mange der skal udpeges. Af Justitsministeriets vejledning fremgår det, at på mindre arbejdspladser kan det være tilstrækkeligt at enheden består af én person. Det står også i vejledningen, at det kan være en fordel, hvis medlemmer af whistleblowerenheden har en funktion, hvor personen i sit daglige virker er tæt på arbejdspladsens øverste ledelse.

Der er krav om, at medlemmerne af whistleblowerenheden skal være upartiske og der skal tages højde for, at der ikke opstår interessekonflikter. Derudover skal det sikres, at whistleblowerenheden kan behandle indberetninger uafhængigt af ledelsen.

Det er op til den enkelte skole at afgøre, hvem der mest hensigtsmæssigt kan varetage opgaven.

Krav til whistleblowerordningen
Whistleblowerordningen skal beskrives skriftligt, men herudover er der ikke formkrav i loven.

Der er ikke krav om, at ordningen skal være en digital løsning, men der er krav om behandlingssikkerhed og at ordningen indrettes, så whistleblowerens identitet kun kendes af whistleblowerenheden.

Det er også op til skolen at bestemme, om indberetning kan ske anonymt eller om whistleblowerenheden skal kende identiteten på whistlebloweren.

Skolen bestemmer selv om indberetninger skal være skriftlige eller mundtlige (lydoptagelse) eller om de må være begge dele.

Whistleblowerenhedens opgaver
Whistleblowerenheden skal modtage og registrere indberetninger og have kontakt med whistleblower.  Modtagelsen af indberetninger skal bekræftes indenfor 7 dage (alle ugens dage tæller med). Indberetninger som ikke er omfattet af ordningen skal afvises.

Whistleblowerenheden skal følge omhyggeligt op på indberetninger og dermed vurdere rigtigheden af de påstande der fremsættes i indberetningen. Under sagsbehandlingen kan whistleblowerenheden evt. indhente yderligere oplysninger på skolen – f.eks. en redegørelse fra relevante personer eller afdeling.

Whistlebloweren skal hurtigst mulighed modtage feedback fra Whistleblowerenheden og fristen er 3 måneder efter indberetningen er modtaget.

Whistleblowerenheden behøver ikke have kompetence til at træffe beslutning om, hvilken reaktion der skal være på en indberetning. Sædvanligvis vil Whistleblowerenheden udarbejde en redegørelse til skolens ledelse, med en indstilling til reaktion. En reaktion kan f.eks. være ansættelsesretlige sanktioner, politianmeldelse eller orientering af Børne- og Undervisningsministeriet eller afslutning af sagen pga. manglende eller utilstrækkelige beviser.

Whistleblowerenheden skal gemme indberetninger så længe det er nødvendigt og forholdsmæssigt. Hvis f.eks. et forhold anmeldes til politiet, skal indberetningen gemmes til sagen er afsluttet hos politiet.

Whistleblowerenhedens tavshedspligt
Whistleblowerenheden har en særlige tavshedspligt om de oplysninger som indgår i indberetningerne og whistleblowerenheden har ret til også at behandle følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning.

Sædvanligvis skal en person man behandler oplysninger op underrettes om herom, men whistleblowerenheden må gerne behandle oplysninger om en person, som nævnes i en indberetning, uden at den person får det at vide.

Det er kun whistleblowerenheden der må kende whistleblowerens identitet. Whistleblowerenheden må ikke videregive nogle oplysninger som kan identificere whistleblowerens identitet, medmindre whistlebloweren samtykker til at identiteten videregives. Det gælder også oplysninger, som indirekte kan fastslå whistleblowerens identitet.

Skolens informationspligt
Skolen har pligt til på et synligt og tilgængeligt sted at oplyse om procedurerne for at foretage indberetning til ordningen. Det kan f.eks. være på i skolens medarbejderhåndbog eller på intra.

Til overholdelse af informationspligten skal det oplyses:

• Hvem der kan indberette til ordningen.
• Oplysning om, hvilke overtrædelser der kan indberettes.
• Hvordan man gør brug af whistleblowerordningen.
• Hvordan indberetninger behandles og registreres.
• Hvilke rettigheder whistlebloweren, og personen indberetningen vedrører, har.
• Oplyse om Den Nationale Whistleblowerordning i Datatilsynet (med opfordring til at indberette til skolens interne ordning).

Skolens dokumentationspligt – Whistleblowerpolitik
Der er krav om, at skolen skriftligt dokumenterer etableringen af og procedurerne for whistleblowerordningen. Dette kan gøres ved at udarbejde en whistleblowerpolitik, hvor skolens whistleblowerordning beskrives. Det skal i whistleblowerpolitikken oplyses:

• at der er udpeget en whistleblowerenhed og hvem det er,
• hvordan sagsbehandlingen foregår i whistleblowerenheden, og
• hvordan skolen har opfyldt sin informationspligt.