Tidsregistrering

Q&A om tidsregistrering

Hvorfor skal de ansatte på skolen begynde at tidsregistrere?
- Formålet med de nye regler om arbejdstidsregistrering er, at skolen skal sikre sine ansatte, at arbejdsmiljøreglerne bliver overholdt.
- Helt konkret er formålet at sikre, at de ansatte har en daglig hviletid på 11 timer fra arbejdets afslutning til arbejdets begyndelse, mindst et hviledøgn om ugen (helst søndag), og at den ansatte ikke har mere end 48 timers arbejde om ugen på en referenceperiode på fire måneder.

Hvornår skal de ansatte på skolen begynde at tidsregistrere?
- Lov om arbejdstidsregistrering trådte i kraft den 1.7.2024.
- Loven forpligter skolerne til at stille et system til rådighed, der kan registrere de ansattes faktiske daglige arbejdstid.

Hvad skal registreres?
- Den faktiske daglige arbejdstid.
- Ministeren på området har under lovprocessen svaret, at det er tilstrækkeligt at registrere den samlede daglige arbejdstid. Dvs. at den ansatte kan skrive en blok på fx 7,5 time den enkelte dag og skal ikke skrive start- og sluttidspunkt for opgaverne.

Hvad er arbejdstid?
- Arbejdstid er de opgaver, som skolens ledelse har pålagt de ansatte. Dvs. den tid, den ansatte bruger til opgaver udstedt af ledelsen, uanset om der er fuld tilstedeværelse eller ej.
- Arbejdstid og hviletid udelukker hinanden.

Skal sygdom tidsregistreres?
- Der er efter reglerne ikke krav om, at sygedage/sygeperioder skal tidsregistreres. Dette gælder, uanset om man er berettiget til løn under sygdom eller ej. Dvs. en sygedag skal registreres med 0 timer.

Hvor ofte skal arbejdstiden registreres?
- Helst på daglig basis, men en ugentlig eller månedlig registrering kan gå an.
- Skolen skal stå på mål for, at registreringen er pålidelig.

Er det muligt at forhåndsudfylde arbejdstiden? Og fravige kun afvigelser?
- Ja, som følge af, at ministeren har svaret, at arbejdstiden kan angives i blokke, kan skolen forhåndsudfylde arbejdstiden og kræve, at den ansatte blot skal registrere fravigelserne.

Er der undtagelser til kravet om 11 timers hviletid?
- Ja, der er undtagelsesmuligheder, hvor hviletiden kan nedsættes til 8 timer, max 20 gange årligt. Fx forældremøde, bestyrelsesmøde eller lign., hvor hensynet til andre persongrupper gør det hensigtsmæssigt, at arbejdet lægges i aftentimerne.
- Det vil også fremgå af de enkelte overenskomster, hvis der er særlige regler for den enkelte medarbejdergruppe.

Har arbejdstidsregistrering indflydelse på den ansattes løn?
- Nej, reglerne om arbejdstidsregistrering er ikke regler om aflønning. Det er ansættelsesbeviset og/eller overenskomstens regler om honorering af arbejdstid.

Hvilke krav stilles der til tidsregistreringssystemet?
- Der er metodefrihed, og systemet skal blot være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
- Skolen kan vælge at registrere arbejdstiden manuelt og ikke elektronisk, men skolen bør overveje sine muligheder for at imødekomme krav om opbevaring og indsigt.

Hvor lang tid skal oplysninger opbevares?
- Skolen skal opbevare oplysningerne i op til 5 år, efter udløbet af den periode, som udgør grundlaget for beregningen af lønmodtagerens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Fx er perioden for lærernes vedkommende 12 måneder, og oplysningerne skal dermed opbevares i 5 år efter udløbet af de 12 måneder.
- Den ansatte kan bede om indsigt i sine arbejdstidsregistreringer.

Er det muligt at undtage visse medarbejdere fra tidsregistrering?
- Ja, såkaldte selvtilrettelægger kan undtages fra registrering af arbejdstid. Der er tale om en meget snæver undtagelse, der kræver, at den ansatte har en ledende stilling og/eller selv tilrettelægger sine arbejdsopgaver fuldstændigt. Dvs. der må ikke være på forhånd tilrettelagt opgaver som fx undervisning, faste møder eller lign. Såfremt at skolen vurderer, at en ansat er selvtilrettelægger, skal skolen udarbejde et tillæg til ansættelsesbeviset.
- Friskolernes Hus vurderer, at der ikke er noget af skolens personale, der kan antages at være selvtilrettelægger.

Hvad er konsekvenserne ved ikke at overholde reglerne om arbejdstidsregistrering?
- Skolen kan blive pålagt en bøde af Arbejdstilsynet.
- Skolen får svært ved at dokumentere, at arbejdsmiljøreglerne er overholdt, hvis en fagforening på vegne af en ansat rejser en sag i forbindelse med fx afskedigelse. Dermed kan skolen risikere at betale en godtgørelse.

Skal der udarbejdes en politik på skolen for tidsregistrering?
- Det er skolens ansvar, at reglerne bliver overholdt. Derfor bør skolen anvise og give retningslinjer for registrering af arbejdstid.